Office 365 Üzerinde Online Arşivleme Nedir ?
Online Arşivleme için kısaca bir yedekleme hizmeti diyebiliriz. Office 365 lisansı ile birlikte kullanmış olduğunuz mail kutunuz dolduğu zaman Online Arşivleme işlemi yapılmaktadır. Online Arşivleme işlemi, mail kutunuzun doluluk oranı yüzde 90’ ı geçtikten sonra yapılabilmektedir. Mail kutunuz yüzde 90’ı geçtikten sonra Online Arşivleme işlemi yaptığınızda belirleyeceğiniz Bekletme Süresi seçilir. Bekletme süresi, Online Arşivleme için ne kadar süre önceki maillerin arşivlenmesini belirttiğiniz bir işlemdir. Bekletme süresi için bir işlem yapmadığınızda standart olarak 2 yıl ve öncesi için arşivleme işlemi başlatılır.
Office 365 Üzerinde Online Arşivlemede Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Office 365 Üzerinde Online Arşivlemede Dikkat Edilmesi Gerekenler aşağıdaki gibidir.
- Arşivleme işlemleri tamamlandıktan sonra Ek depolama alanının hazırlanması 30 gün sürebilmektedir. Ancak genellikle 48 saat içerisinde hazırlanmaktadır.
- Arşivleme işlemi başlatıldıktan sonra kullanıcı bir kez web üzerinden mail kutusuna giriş yapması gerekmektedir.
- Arşivleme işlemi yüzde 90 ve üzeri olduğunda yapılabilir, yüzde 90’ın altındaysa hata verebilir. Bu nedenle farklı denemeler yaparak Arşivleme işlemi yapmayı denemenize gerek yoktur.
- Online Arşivleme yapılan bir hesabın Windows üzerinde minimum Outlook 2016 versiyonu kullanması gerekmektedir.
Office 365 Üzerinde Online Arşivlemede Sorun Yaşar Mıyım?
Online Arşivleme işleminde arşivleme işlemi Mail kutunuzdaki klasör yapısı olduğu şekilde alınmaktadır. Yani Gelen Kutusu içerisine oluşturduğunuz klasörler olduğu şekilde arşivlenmektedir. Arşivleme işlemi için eğer Saklama yani Bekletme süresi için bir kural belirlemezseniz eğer, standart olarak 2 yıl ve önceki mailleriniz arşivlenecektir.
Online Arşivleme işlemi yaptıktan sonra arşivleme işlemini kapatmazsanız eğer herhangi bir sorun yaşamazsınız ancak Online Arşivleme seçeneğini Disable olarak değiştirip Arşivleme işlemini kapatırsanız arşivde bulunan dosyalarınız kaybolabilir.
Office 365 Üzerinde Online Arşivleme Adımları
Office 365 Online Arşivleme İşlemini aşağıdaki adımları sırasıyla takip ederek gerçekleştirebilirsiniz.
Adım 1 :
Portal.office365.com adresini açınız ve E-posta adresinizi ve şifrenizi girerek hesabınıza giriş yapınız.
Adım 2 :
Hesabımıza giriş yaptıktan sonra Sol üst köşeden Uygulama Başlatıcısına ardından İş Ortağı’na tıklıyoruz.
Adım 3 :
İş Ortağına tıkladıktan sonra Microsoft Partner Center sayfamız açılacaktır. Buradan Customers başlığına tıklıyoruz.
Adım 4 :
Customers hesabımıza ait işlem yapılacaksa hesabımız seçilir.
Adım 5 :
Hesabımız seçtikten sonra Service Management kısmından Office 365 hizmeti seçilir.
Adım 6 :
Office 365 hizmetine tıkladıktan sonra açılan sayfada Kullanıcılar ve ardından Etkin Kullanıcılar başlığına tıklanılır.
Adım 7 :
Etkin kullanıcılar sayfasına girdikten sonra Online Arşivleme işlemi yapılacak olan kullanıcıya tıklayınız. Sağ yan sayfada açılacak pencereden Posta’ ya tıklayınız ve ardından Exchange Özelliklerini Düzenle bağlantısına tıklanılır.
Adım 8 :
Exchange Özelliklerini Düzenle’ ye tıkladıktan sonra Posta Kutusu Özelliklerinden Arşivleme seçeneğini Etkinleştiriyoruz.
Adım 9 :
Arşivleme seçeneğini etkinleştirdikten sonra karşımıza aşağıdaki şekilde bir Uyarı sayfası gelecektir. Bu uyarı sayfasında eğer ki bekletme ilkesini belirlemezseniz standart olarak 2 yıldan öncesine ait mailler Online Arşivleme işlemi ile birlikte Arşiv kutusuna taşınacaktır.
Not : Bekletme süresini Arşivleme işlemini başlatmadan önce manuel olarak düzenleme yapabilirsiniz.
Adım 10 :
Arşivleme seçeneğini etkinleştirdikten sonra Ayrıntıları Göstere tıklıyoruz. Ad : kısmına arşiv dosyamızın ismini belirtiyoruz.
Not : Bir den fazla hesap kullanıyorsanız mailadresiniz_arsiv@mail.com şeklinde dosya ismini belirleyebilirsiniz. Dosya ismini belirledikten sonra Tamam ardından Kaydet butonlarına tıklıyoruz.
Yukarıdaki adımları sırasıyla yapmanız durumunda Online Arşivleme işlemini başlatmış olursunuz. Online Arşivleme işlemi ortalama 48 saat sonra başlamaktadır.
