Kurumsal mail için yapılacak küçük bir yatırım başarılı ile başarısızlık arasında önemli bir farka neden olabilmektedir. Birçok işletme için doğru kurumsal mail hizmetini bulmak yapılacaklar listesinin en başında gelmemektedir. Çünkü mail hizmeti günümüzde ücretsizdir ve dakikalar içerisinde yeni bir mail hesabı açılabilmektedir. Ancak bu ücretsiz mail hesapları kişisel kullanım için ideal olsa da kurumsal ölçekte yetersiz olmaktadır. Kurumsal mail hosting ise sağladığı avantajlar ile büyüme konusunda yardımcı olmaktadır.
Kurumsal Mail Hosting’in Avantajları
Her işletme kendi sunduğu hizmetler ve servisler hakkında sesini duyurmak ister. Günümüzde her ne kadar önemsiz görünse de aslında kartvizit hala daha bu konuda en önemli araçlardan bir tanesidir. Kartvizitte kurumsal mail adresinin yer alması aynı zamanda internet sitesinin kolay hatırlanmasına yardımcı olmaktadır. Müşteri ile ilgili küçük detaylar işletme ile arasındaki güvenin oluşmasını sağlar. Ücretsiz mail adresi kullanmak işletmeyi çok genç, küçük ya da teknik yeterliliği olmayan bir imaja sahip gibi göstermektedir.
Kaliteli bir kurumsal mail hosting aynı zamanda üstün güvenlik protokollerine ve spam filtrelerine sahip olmaktadır. Bireysel mail adreslerinin hacklenmesi ile gönderilecek olan spam mailleri, kurumsal imajın yerle bir olmasına neden olmaktadır. Kurumsal seviyede mail hosting hizmetinin güvenlik duvarı sayesine hem müşterileri hem de çalışanlar güvenli bir ortamda yer almaktadır. Bu sayede ayrıca ekli dosyaya sahip maillerde virüs taramasından geçirilmektedir.
Kişisel mail hesapları aynı zamanda uzun vadeli büyüme için gerekli olan veri ve istatistik açısından yoksundur. Kurumsal mail hosting hizmeti ise başlı başına iletişim stratejisi bir uzantısı olarak görülmektedir. Çalışanlar ve yöneticiler iletişime dahil olarak müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayabilmektedir. Bir işletme büyüdükçe hareket olanağıda kısıtlanmaktadır. Ancak kurumsal mail hizmeti, ücretsiz maillerin aksine tüm yönetimi bireylerin elinden alıp işletmeye devretmektedir. Bu nedenle çalışan değişikliğinde herhangi bir aksama yaşanmamaktadır.
Günümüzde kurumsal mail hosting olarak birbirinden farklı seçenekler bulunmaktadır. Bu seçeneklerin birbirlerine göre farklı avantajları ve dezavantajları yer almaktadır. Günümüzde ise işletmeler tarafından en çok tercih edilen kurumsal mail hosting seçeneklerinin başında ise Microsoft Exchange Server gelmektedir.
Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange, e-mailin direkt olarak sunucuya gelmesini sağlamaktadır. Mailler bu sunucudan gelen kişilerin bilgisayarlarına dağıtılmaktadır. Başta küçük ve orta ölçekli işletmeler olmak üzere Exchange Server’ın sağladığı 3 yarar işletmeler tarafından tercih edilmesini sağlamaktadır.
MS Exchange olarak da bilinen Exchange Server üzerinde mailler merkezi bir yerde toplanır. Eski tür POP3 modelinde e-mailleri kaybetme riski bulunmaktadır. Ancak Exchange’in merkezi yapısı ve yedekleme seçenekleri sayesinde böyle bir risk ortadan kalkmaktadır.
E-posta içerisinde yer alan siber güvenliği açığa çıkaracak tehditler daha e-posta ağa erişmeden ortadan kaldırılmaktadır. Exchange içerisinde yer alan çok katmanlı anti spam fitesi sürekli güncellenerek giderek artan spam ve phishing tehditlerine karşı devamlı bir koruma sağlar. Ayrıca yine içerisinde yer alan çoklu anti-malware motorları e-posta verisini virüslerden korumaktadır.
Microsoft Exchange Server ile mail seçeneklerinin yanı sıra paylaşımlı takvim gibi özellikler de yer almaktadır. Ortak takvimler sayesinde iş akışı daha kolay oluşturulabildiği gibi ekibin diğer üyeleri de sürekli olarak yapılması gerekenlerden haberdar olmaktadır. Ayrıca ofis dışından kullanılabilen cevaplama özelliği sayesinde çalışanlar o gün ofiste olmasalar bile e-posta özelliklerine erişebilmektedir.
Kurumsal Mail Kurulumu
İşletmelerin hemen hemen birçoğu POP3’ten Exchange’e geçmektedir. Bu geçiş sürecini tamamlamak için POP3’te yer alan tüm e-postaların önce export edilmesi ve daha sonra Exchange’e import edilmesi gerekmektedir. Bu işlem tamamlandıktan sonra ise tüm bilgisayarlardan Exchange sunucusuna erişim izni vermek yeterli olmaktadır. Hemen hemen tek bir bilişim teknolojileri çalışanı tek başına kısa bir süre de POP3’ten Exchange’e geçiş sürecini tamamlayabilmektedir. Ayrıca Microsoft, Exchange’i Exchange Online ismiyle bir Software as a Service olarak da sunmaktadır. Bu hizmet ayrı olduğu gibi aynı zamanda Office 365’in içerisinde de yer almaktadır. Son kullanıcılar Exchange Online’a bilgisayarda kurulu Outlook programı üzerinden ya da Outlook internet sitesi üzerinden erişebilmektedir. Office 365 yönetim izinlerine sahip olan sistem yöneticileri sistemin kurulumunu ve yönetimini basit bir şekilde yapabilmektedir.
